Effizientes fortschrittliches Arbeiten

Gewisse Kenntnisse und Arbeitsweisen können den Arbeitsalltag bzw. -workflow vereinfachen und effizienter gestalten. Einige davon werden hier kurz vorgestellt.

Apple Shortcuts:

Quelle

• Screenshot
  • ganzer Bildschirm: shift + command + 3
  • Teil: shift + command + 4
• Ausschneiden: command + x
• Kopieren: command + c
• Einfügen: command + v
• Drucken: command + p
• Speichern: command + s
• Neuer Tap: command + t
• PC sperren: control + command + q
• Eckige Klammer: option + 5 / option + 6

Pareto Prinzip

Auch genannt die 80/20-Regel.
=> 20% Aufwand → 80% Ertrag

Perfektion ist unwirtschaftlich, da sie für Stress und viel Arbeit sorgt und zu viel Energie kostet.

Quelle Youtube (opens new window)

Pomodoro Prinzip

25 Minuten konzentriert arbeiten und dann 5 Minuten Pause (diese nicht überschreiten). Wichtig ist, sich NUR auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Probleme dabei können sein:

• Die Pause nicht einhalten
• KEINE UNTERBRECHUNGEN, plötzliche Eingebungen, die vermeintlich nicht warten können (aufschreiben - erst nach der Pause weiter machen)
• Zu große Erwartungen → in der ersten Woche gibt es eine große Steigerung, die kann aber in den darauffolgenden Wochen nicht noch mehr gesteigert werden
• Nicht übertreiben, am Anfang mit maximal 4 Pomodoro durchgängen starten (noch keine große Selbstdisziplin)

Quelle Youtube (opens new window)

Kanban Board

Methode um ToDo´s zu strukturieren, indem man Aufgaben und Probleme visualisiert.

Quelle Youtube (opens new window)

Agiles arbeiten

Arbeiten an veränderte Umstände anpassen.

• Regelmäßiges Feedback in den Teams
• Möglichst schnell Ergebnisse liefern, zu denen ein Kunde ein Feedback geben kann
• Aufgaben neu Priorisieren
• Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und "Werkzeuge"
• Ein funktionierendes Produkt steht über einer umfassenden Dokumentation
• Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsabschlüsse- → langfristig effektiver (Vertrauen)
• Auf Veränderungen Reagieren steht über sture, pläne verfolgen
• Agiles Arbeiten ist kein Allheilmittel, man muss das Rad nicht neu erfinden!

Quelle Youtube (opens new window) / Ein Erklärvideo (opens new window)

Zeitmanagement

Zeitmanagement ist ein wichtiger Bereich um seine Arbeit noch weiter zu optimieren.

Quelle time-management-tips (opens new window)

Was ist Zeitmanagement?

• Der Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit

Welche Methoden gibt es?

• Timeboxing
  • Bestimmte Zeitvorgabe für die Aufgaben erstellen
  • Nie länger als 3 Stunden
  • Aufgaben und arbeiten und werden in Timeboxen aufgeteilt
    • Größere Aufgaben werden in Unteraufgaben aufgeschlüsselt
    • Unteraufgaben lassen sich leichter in angemessenen Zeitrahmen erledigen
• Timeblocking
  • Zeitblöcke im Kalender werden für zusammenhängende Aufgaben geblockt
  • Die Arbeitswoche wird effektiv in Zeitfenster eingeteilt (Sport, mit Kollegen kommunizieren, an Projekten arbeiten, Pausen)
    • Tages - bzw. Wochen Prioritäten ermitteln
    • ähnliche Aufgaben zusammenfassen
    • Zeitblöcke für Konzentriertes Arbeiten einrichten und diese konsequent einhalten
• Pomodoro (siehe oben)
• das Eisenhower Prinzip
  • Stammt von US Präsident Dwight D. Eisenhower
  • Anstehende Aufgaben werden nach WICHTIGKEIT und DRINGLICHKEIT priorisiert
  • Die Eisenhower-Matrix
    • A-Aufgaben: sind wichtig und dringend → schnellstmöglich erledigen
    • B-Aufgaben: sind dringend aber unwichtig → terminieren
    • C-Aufgaben: sind wichtig aber nicht dringend → wenn möglich an andere delegieren
    • D-Aufgaben: sind weder wichtig noch dringend → verwerfen, sind nur Zeitfresser
• Eat the Frog
  • Große und komplexe Aufgaben sollte man zuerst in Angriff nehmen, bevor man sich um wichtige oder weniger dringende Aufgaben kümmert.
  • Bietet sich besonders dann an, wenn man seinen Arbeitstag in Zeitblöcke für Routineaufgaben und priorisierte Aufgaben eingeteilt.
    • Tägliche Aufgabe mit den Unternehmenszielen verknüpfen
      • So lässt sich leichter erkennen welche Aufgaben vorrang haben
• Pareto (siehet oben)
• Getting things done
  • Der erste Schritt besteht darin, alle anstehenden Aufgaben aufzuschreiben
  • Man kann mit einem Aufgabenmanagement Tool arbeiten
  • Man muss sich nicht ständig an die einzelnen Aufgaben auf der To Do Liste erinnern und kann sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.
    • Alle Aufgaben aufschreiben
    • Alle Aufgaben sortieren und Prioritäten setzen
      • Dabei kann es schon erledigte Aufgaben geben/Aufgaben, die von anderen Aufgaben abhängig sind/ Aufgaben die in ein Projekt oder Ordner verschoben werden, etc.

Priorisierung von Aufgaben

• An erster Stelle sollten Aufgaben stehen, die das Unternehmen am laufen halten
• Weitere Aufgaben ähnlich behandeln und durchnummerieren
• Eigene Reihenfolge konsequent einhalten
• Pausen zwischendurch
• Zwischendurch überlegen, ob die Reihenfolge noch aktuell ist
• Am Ende des Arbeitstages einen Überblick verschaffen → offene Aufgaben sind nicht schlimm, wie viel geschafft ist, ist wichtig.
• Aufgaben Delegieren, man muss nicht alles alleine schaffen

Quelle karrierebibel.de (opens new window)

Selbstbestimmtes arbeiten

Was ist selbstbestimmtes arbeiten? → Selbstbestimmtes arbeiten bedeutet grundsätzlich mehr Verantwortung, freie Zeiteinteilung und die Wahl des Arbeitsplatzes.

Quelle shyftplan.com (opens new window)

Arbeiten im Homeoffice

Was versteht man unter Home Office?

• Unter Home Office versteht man das ortsgebundene arbeiten von zu Hause aus.

Definition:

• Bei der Telearbeit (Homeoffice) handelt es sich um einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich des Beschäftigten. Der Arbeitgeber hat dazu eine wöchentliche Arbeitszeit mit dem Arbeitnehmer vereinbart und die Dauer der Einrichtung festgelegt.

Das Homeoffice schränkt sich also auf die heimischen 4 Wände ein. Dementsprechend wird nicht von mobilem Arbeiten gesprochen. "Mobile Office" ist eine für sich stehende Arbeitsform.

Regeln:

• Arbeitsschutzgesetz
• Einhaltung der regelmäßigen werktäglichen Arbeitszeit
• Unternehmen müssen, für die Heimarbeit,mit ihren Mitarbeitern einen Vertrage oder Zusatzvereinbarung festlegen
  • Der Arbeitgeber ist Verantwortlich für die technischen Arbeitsmittel (Bereitstellung und Installation) sowie das Mobiliar → Finanzierung
    • Kosten für Telekommunikation/Internet kann sich der Arbeitnehmer anteilig vom Arbeitgeber zurückholen, sofern diese für die Arbeit Nötig sind (E-Mails abrufen, etc. / 20 % oder 20 € Pauschal im Monat steuerfrei)
• Home Office kann mit 6 € pro Homeoffice Tag, aber maximal 1250 € steuerlich geltend gemacht werden
• Homeoffice setzt das Einverständnis des Arbeitgebers voraus
  • Gilt, vorausgesetzt der Arbeitgeber hat keine separate Vereinbarung, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge, an die er sich halten muss.
  • Andere Ausnahmen wären Mitarbeiter die z.B. durch eine Behinderung/ Vorerkrankungen/ etc. einen Anspruch geltend machen können

Grundsätze:

• Räumliche Abtrennung des Arbeitsplatz ist wichtig um eine Grenze zwischen Job und Privatleben ziehen zu können
• Im Homeoffice bietet sich eine private Unfallversicherung an, da die gesetzliche rein am Arbeitsplatz, auch im Homeoffice, gilt. Sobald man also seinen Arbeitsplatz im Homeoffice verlässt, greift die gesetzliche Unfallversicherung nicht mehr.

Arbeiten im Homeoffice:

• Abläufe und Gewohnheiten sollten wie an einem Tag im Büro gehalten werden
• Man sollte nicht viel länger schlafen als man es machen würde, wenn der Schreibtisch im Büro stünde
• Man sollte an einem Schreibtisch arbeiten
• Zusätzlich zu einem Laptop werden Bildschirme empfohlen
• Je nach Lautstärke von draußen, werden Kopfhörer (Noise-Cancelling-Kopfhörer) empfohlen

Quelle rp-online (opens new window)

übergeordnetes Thema

5. Arbeiten bei Placing-Me